Отвечаем на вопросы про бизнес-процесс к КАЖДОЙ задаче

Автор статьи
Майя Низамова

Подробнее об авторе

Кто делает — ответственный

У каждой задачи должен быть четко обозначен тот, кто возьмёт и сделает своими руками с применением головы. Если на этот вопросы хочется ответить «они» (то есть больше одного ответственного), то нужно или разделить задачу на N частей и для каждой части сделать подзадачу, или определиться с одним человеком.

Кто контролирует — постановщик задачи

Это могут быть непосредственный руководитель, руководитель вышестоящий (хотя не всегда нужно привлекать к операционному управлению высшее руководство) или сам ответственный. Задача от себя к себе тоже достаточно эффективная.

Процесс можно останавливать или не останавливать до момента, пока контролёр не примет исполнение задачи. Если останавливаете, то важно помнить, что если контролёр забил на контроль, или уехал в отпуск, то весь процесс встанет. Эффективнее контролировать по факту выполнения и отправлять на доработку, если что-то не так. В этом помогут уведомления постановщику задачи.

Что повторяется

Творческие люди говорят: «Ничего, всё каждый раз уникально», — но если вспомнить принципы алгоритмизации, то выяснится, что общий ход будет одинаковый.

Ответьте, как положить слона в холодильник.

Примерно так же будет описываться процесс: «взять слона, открыть холодильник, положить слона».

Что изменяется

Условия, при которых стандартный процесс может пойти по менее частому пути.

Например:

Обычно товар доставляет курьер сам, и документы поставки подписывает у клиента, и забирает сам — в бухгалтерию они попадают напрямую от курьера.

Но тут появился клиент с самовывозом — а значит, надо предупредить работника склада о выдаче товара, проконтролировать, чтобы документы лежали на упаковке с товаром, а выдающий работник склада подписал их у клиента и занес бухгалтеру.

Как сделать

Точное и понятное описание, что именно делать и в какой вариации в этой задаче. Все инструкции, справочники, формы, частые вопросы — вообще всё должно быть описано в задаче. Естественно, нужно это согласовать со всеми исполнителям формулировки, спросить, понятно ли им, что там написано и как они это интерпретируют.

Вы сейчас возмутитесь: «А как же творческие люди? Им нельзя указывать, как работать». А вы и не указывайте, сделайте гайд и справочник вместо указки.

Какой должен быть результат

Очень упрощает жизнь описание конечного результата и форма его приёма. Когда человек поступает в вуз, приёмная комиссия принимает список документов и оригиналов, заявление по определённой форме. Тогда задача «сдать документы» превращается из хаоса в список действий, одно из которых — «по чек-листу надо собрать документы, папка с этими документами в таком-то кабинете в такое-то время» — и будет результатом.

Каждая задача должна содержать результат выполнения по конкретному образцу. Если это задача дизайнеру, то формат результата может быть таким: «Выложить на сервер архив — папку клиента с файлами в формате *.psd (полный слоёный файл), *.pdf (готовые для печати со скривленными шрифтами)», пояснение о содержании и размере для менеджера в текстовом доке.