3 инструмента от владельца агентства по маркетингу, которые волшебно экономят время

Я часто взаимодействую с клиентами из своего уютного мирка, который расположился на двух мониторах рабочего стола. Мне быстро и удобно работать с текстами, картинками, почтой, напоминалками и задачами.

Ежедневный список задач сейчас — около 200, и по каждой нужна какая-то коммуникация с нужными лицами. Но у клиентов нет под рукой удобных инструментов, чтобы ответить мне быстро или вовремя. Получается хаос. В статье описан набор инструментов с учетом техники пустого инбокса.

Главное требование к инструментам — интерфейс не заставляет думать, реально сокращает временные затраты на развернутые коммуникации с клиентами и сотрудниками.

Делюсь опытом — возможно, эти инструменты тоже вам помогут.


Коммуникации


Техника пустого инбокса невозможна без быстрого реагирования на письма и задачи. Плюс надо помнить, что наш мозг заставляет говорить на всё входящее только “Да” или “Нет”.

В итоге мы или забиваем на всё или хватаемся за всё и сразу. В обоих случаях эффективностью и не пахнет.

Пустой инбокс — это когда у тебя не скапливается зависших входящих дел дольше, чем на Х времени. Почта, в нашем случае, генератор этих дел. В идеале нужно приучить свое окружение к следующему: все что они от вас хотят — писать вам на почту. И всю информацию из мессенджеров, требующую реагирования,  переносить также в задачи. Иначе этот хаос не закончится никогда.

Активным должен быть только неразобранный список писем или входящих обращений, остальное нужно отправлять в архив.

Сначала было сложно себя приучить записывать все задачи, и достижением было записать встречу или дело хотя бы в блокнотик. Мне понадобилось несколько крупных фейлов для того, чтобы понять простую истину — вся текучка должна быть в одном месте. В том числе и личные дела, потому что забрать часы из ремонта можно только в рабочее время, а не в час ночи, когда ты разобрался с рабочей рутиной.


Почта на Google и дополнительные сервисы: задачи, документы, календарь


  • Из письма сразу поставить задачу самому себе или отправить письмо в архив;

почта и задачи.png

список задач.png

  • просмотреть документ в письме и закинуть его в сервис Google. Документы доступны для редактирования совместно с соисполнителем в любое время — здесь не потребуется пересылать файлы друг другу;

сохранить документ.png

  • передать задачу в мобильное приложение и забрать задачи с телефона через автоматическую синхронизацию;
  • закинуть задачу в календарь, который пришлёт звуковое оповещение, когда придёт время начать её делать.

задача открытая.png


Мессенджеры — зло, много мессенджеров — много зла


Зло — потому что в диалоге теряется задача, формулировки, как правило, расплывчаты. И, чтобы сделать что-то, нужно: запомнить, в каком диалоге это было, зайти в диалог, найти и прочитать его еще раз.

Если общаться только с телефона, то, как минимум, падает скорость печати. И вместо длинного подробного, а, главное, понятного текста, люди пишут набор не согласованных между собой фраз.

Скорость печати поднимается после специальных упражнений, и это действительно влияет на продуктивность. Слепая печать десятипальцевым методом снимет напряжение и потребность записывать голосовые сообщения. Их, кстати, практически невозможно быстро превратить в задачу.

Упрощают жизнь веб-версии, которые открываются в браузере, или декстопные варианты, скачиваемые на ПК. В случае с WhatsApp телефон должен быть он-лайн, а вот для Telegram это совсем не обязательно. У меня так получилось, что чаты с клиентами — в первом, а рабочие чаты с командой — во втором.

  • веб-версия WhatsApp, которая открывает в браузере диалог https://web.whatsapp.com;
  • и декстопная версия для Telegram https://tlgrm.ru/.

Если чат появляется на ПК, становится удобными следующие действия: скопировать диалог в задачу, структурировать его, назначить время, когда нужно начать делать задачу.

Skype и Viber — самое большое зло, потому что первый очень тяжелый, а во втором всё время кто-то рассылает спам. Поэтому Skype включается только для звонка, когда необходима демонстрация экрана, и это позволяет не ездить каждый раз к клиенту, чтобы что-то показать. А Viber просто не пользуюсь.


Кто ясно мыслит, тот ясно излагает


Но если природа не наградила суперспособностью ясномыслия, то на помощь приходят скриншоты — инструменты для снимка экрана. Сделайте скрин, нарисуйте стрелочки, напишите текст, обведите блок и вуаля — уже понятно, что надо сделать.

  • Lightshot умеет: сделать скриншот небольшой области, нарисовать и написать на ней что-то, сохранить файл с картинкой на компьютер или выложить в облако так, чтобы поделиться потом с кем-то ссылкой на эту картинку. https://app.prntscr.com/ru/index.html
  • Monosnap полезен ещё и тем, что с его помощью можно создать видео-инструкцию с записью рабочего стола или веб-камеры. https://monosnap.com/

Инструкции на типовые действия экономят время всем, если есть необходимость объяснить что-то более двух раз. Найти паттерн действий, описать его и дать человеку ссылку на видео-ролик с текстовым описанием того же самого оказалось лучшим решением.


Тезисы статьи:
  • все задачи записаны в одном месте, а не крутятся в голове;
  • в почте и в мессенджерах висят только неразобранные дела, остальное в архив или прочитано;
  • скорость печати сильно влияет на общую продуктивность;
  • мессенджеры не только с телефона, на и на большом экране и с удобной клавиатурой;
  • скриншоты для быстрого объяснения, что именно тебе нужно;
  • инструкции для экономии времени на объяснение типовых действий.

Майя Низамова, 
внедряю crm-систему


20.03.2019

Мы проводим оценку загрузки отдела разработки и составляем/обновляем списки.

Есть список проектов, список задач относительно понятых в реализации, есть материал, необходимый для этих задач. Если коротко — чтобы все сроки состоялись, нужно, чтобы по всем спискам были положительные отметки ...

12.11.2018
Мечтаете об интернет-магазине, но не знаете с чего начать? Или ваш интернет-проект не оправдывает надежд? Присоединяйтесь к бизнес-марафону  «Анатомия интернет-торговли»!
Пишите с вопросами. Обязательно ответим