3 инструмента от владельца агентства по маркетингу, которые волшебно экономят время

Автор статьи
Майя Низамова

Подробнее об авторе

Я часто взаимодействую с клиентами из своего уютного мирка, который расположился на двух мониторах рабочего стола. Мне быстро и удобно работать с текстами, картинками, почтой, напоминалками и задачами.

Ежедневный список задач сейчас — около 200, и по каждой нужна какая-то коммуникация с нужными лицами. Но у клиентов нет под рукой удобных инструментов, чтобы ответить мне быстро или вовремя. Получается хаос. В статье описан набор инструментов с учетом техники пустого инбокса.

Главное требование к инструментам — интерфейс не заставляет думать, реально сокращает временные затраты на развернутые коммуникации с клиентами и сотрудниками.

Делюсь опытом — возможно, эти инструменты тоже вам помогут.

Коммуникации

Техника пустого инбокса невозможна без быстрого реагирования на письма и задачи. Плюс надо помнить, что наш мозг заставляет говорить на всё входящее только “Да” или “Нет”.

В итоге мы или забиваем на всё или хватаемся за всё и сразу. В обоих случаях эффективностью и не пахнет.

Пустой инбокс — это когда у тебя не скапливается зависших входящих дел дольше, чем на Х времени. Почта, в нашем случае, генератор этих дел. В идеале нужно приучить свое окружение к следующему: все что они от вас хотят — писать вам на почту. И всю информацию из мессенджеров, требующую реагирования,  переносить также в задачи. Иначе этот хаос не закончится никогда.

Сначала было сложно себя приучить записывать все задачи, и достижением было записать встречу или дело хотя бы в блокнотик. Мне понадобилось несколько крупных фейлов для того, чтобы понять простую истину — вся текучка должна быть в одном месте. В том числе и личные дела, потому что забрать часы из ремонта можно только в рабочее время, а не в час ночи, когда ты разобрался с рабочей рутиной.

Почта на Google и дополнительные сервисы: задачи, документы, календарь

• Из письма сразу поставить задачу самому себе или отправить письмо в архив;

• просмотреть документ в письме и закинуть его в сервис Google. Документы доступны для редактирования совместно с соисполнителем в любое время — здесь не потребуется пересылать файлы друг другу;

• передать задачу в мобильное приложение и забрать задачи с телефона через автоматическую синхронизацию;
• закинуть задачу в календарь, который пришлёт звуковое оповещение, когда придёт время начать её делать.

Мессенджеры — зло, много мессенджеров — много зла

Зло — потому что в диалоге теряется задача, формулировки, как правило, расплывчаты. И, чтобы сделать что-то, нужно: запомнить, в каком диалоге это было, зайти в диалог, найти и прочитать его еще раз.

Если общаться только с телефона, то, как минимум, падает скорость печати. И вместо длинного подробного, а, главное, понятного текста, люди пишут набор не согласованных между собой фраз.

Скорость печати поднимается после специальных упражнений, и это действительно влияет на продуктивность. Слепая печать десятипальцевым методом снимет напряжение и потребность записывать голосовые сообщения. Их, кстати, практически невозможно быстро превратить в задачу.

Упрощают жизнь веб-версии, которые открываются в браузере, или декстопные варианты, скачиваемые на ПК. В случае с WhatsApp телефон должен быть он-лайн, а вот для Telegram это совсем не обязательно. У меня так получилось, что чаты с клиентами — в первом, а рабочие чаты с командой — во втором.

• веб-версия WhatsApp, которая открывает в браузере диалог https://web.whatsapp.com;
• и декстопная версия для Telegram https://tlgrm.ru/.

Если чат появляется на ПК, становится удобными следующие действия: скопировать диалог в задачу, структурировать его, назначить время, когда нужно начать делать задачу.

Skype и Viber — самое большое зло, потому что первый очень тяжелый, а во втором всё время кто-то рассылает спам. Поэтому Skype включается только для звонка, когда необходима демонстрация экрана, и это позволяет не ездить каждый раз к клиенту, чтобы что-то показать. А Viber просто не пользуюсь.

Кто ясно мыслит, тот ясно излагает

Но если природа не наградила суперспособностью ясномыслия, то на помощь приходят скриншоты — инструменты для снимка экрана. Сделайте скрин, нарисуйте стрелочки, напишите текст, обведите блок и вуаля — уже понятно, что надо сделать.

• Lightshot умеет: сделать скриншот небольшой области, нарисовать и написать на ней что-то, сохранить файл с картинкой на компьютер или выложить в облако так, чтобы поделиться потом с кем-то ссылкой на эту картинку. https://app.prntscr.com/ru/index.html
• Monosnap полезен ещё и тем, что с его помощью можно создать видео-инструкцию с записью рабочего стола или веб-камеры. https://monosnap.com/

Инструкции на типовые действия экономят время всем, если есть необходимость объяснить что-то более двух раз. Найти паттерн действий, описать его и дать человеку ссылку на видео-ролик с текстовым описанием того же самого оказалось лучшим решением.

• все задачи записаны в одном месте, а не крутятся в голове;
• в почте и в мессенджерах висят только неразобранные дела, остальное в архив или прочитано;
• скорость печати сильно влияет на общую продуктивность;
• мессенджеры не только с телефона, на и на большом экране и с удобной клавиатурой;
• скриншоты для быстрого объяснения, что именно тебе нужно;
• инструкции для экономии времени на объяснение типовых действий.