Как организовать передачу клиентов и задач при уходе в отпуск в SEO студии: пошаговая инструкция с чек-листом

Зачем нужны отпуска и почему важна правильная передача дел

Передача проектов коллегам

Уход в отпуск никому из коллектива обычно не приносит радости, особенно коллегам и руководству. Однако если сотрудник не отдыхает, он рискует быстро выгореть, что негативно скажется на его работоспособности и настроении. Отпуска необходимы, и каждый в нашей студии должен их брать. Чтобы избежать «пожара» и стрессовых ситуаций во время отсутствия, важно грамотно передать дела другим коллегам и руководителю.

В нашей студии для этого разработан регламент, а также имеется пример документа для передачи информации коллегам. Главное правило — пока вы в отпуске, все должно работать так же эффективно, как и с вами. Уходящий в отпуск сотрудник несет ответственность за все дела, которые происходят в его отсутствие. Если правильно распределить задачи и клиентов, никто не будет вас дергать, и отпуск пройдет спокойно. Если же передача окажется неполной, будут звонки и вопросы от клиентов, коллег и руководства, и отпуск перестанет быть отдыхом.

Процесс передачи дел при уходе в отпуск

Оповещение о предстоящем отпуске
Помимо того, что в конце года составляется график отпусков на будущий год, необходимо напомнить руководству и команде об этом за две недели до отпуска. Обязательно уточните точные даты отсутствия, так как даты, указанные в графике, могут поменяться — у нас с этим не строго, можно поменять даты, главное — заранее сообщить.
Анализ текущих проектов и клиентов
Составьте полный список клиентов и задач, за которые вы отвечаете, с указанием стадии работы по каждому проекту.
Распределение клиентов и задач
Определите, какие клиенты и задачи каким коллегам будут переданы. Учитывайте загрузку и специализацию сотрудников.
Согласование передачи с коллегами и руководством
Обсудите распределение задач с коллегами, которые будут временно вести клиентов. Получите одобрение от руководителя.
Документирование текущего состояния проектов
Подготовьте краткие отчеты о статусе каждого клиента, важных дедлайнах, активностях и особенностях.
Передача контактов и документов
Передайте коллегам все необходимые файлы, доступы и контакты клиентов.
Обновление CRM
Внесите информацию о смене ответственных в CRM, добавьте заменяющих менеджеров в задачи, переставьте на них нужные сделки или другие элементы CRM.
Информирование клиентов
Заблаговременно уведомьте клиентов о временной смене контактного лица, представив нового ответственного, добавьте заменяющих коллег в чаты или цепочки писем.
Настройка автоответчиков и делегирование почты
Настройте автоматический ответ на почту с указанием, к кому можно обращаться в ваше отсутствие, если нужно. Или определите ответственного, кто будет просматривать почту, передайте ему доступ и напишите инструкцию о том, что отвечать.
Финальный контроль и обратная связь
За несколько дней до отпуска проверьте, что все задачи и клиенты приняты, нет незавершенных вопросов. Созвонитесь с коллегами и обсудите вопросу по вашему документу о передаче клиентов и задач.

Как итог мы делаем один общий документ, в котором собраны все доступы и ключевые точки, перечислены все клиенты с указанием новых ответственных, а также описано резюме каждого проекта со ссылками на задачи и другие элементы CRM.

Ниже указан чек-лист, который поможет ничего не забыть указать в документе.

Чек-лист передачи дел при отпуске

✔ Документ с открытым доступом для коллег.

✔ Доступы к почте, crm и другим нужным аккаунтам, ключевые точки.

✔ Список всех курируемых клиентов и проектов с описанием статуса.

✔ Определение сотрудников, ответственных за каждого клиента.

✔ Резюме по каждому проекту, описание особенностей клиента.

✔ Ответственный технический специалист для каждого проекта (SEO-специалист, контекстник и другие в зависимости от проекта).

✔ Описание, где общаемся с клиентом: чат в wa/телеграм или электронная почта.

✔ Ссылка на сделку, производство и текущие задачи по клиенту в crm.

✔ Отметки, какие задачи сдать нужно во время вашего отпуска.

✔ Описание новых задач, если такие нужно будет поставить заменяющему менеджеру.

✔ Информация по оплатам, кому отправить счета, кому напомнить об оплате.

Составив документ, не забудьте показать его руководителю и коллегам, созвонитесь и обсудите вопросы до отпуска.

❗ И ещё важный момент: в отпуск мы не уходим по несколько человек из отдела, подстраиваемся строго так, чтобы только один был в отпуске.

Вывод

Отпуска — это необходимая часть работы, позволяющая сотрудникам восстанавливать силы и сохранять высокий уровень мотивации. Чтобы отпуск действительно стал отдыхом, а не источником стресса, важна тщательная и ответственная передача дел. Соблюдение нашего регламента и использование чек-листа помогает избежать сбоев в работе, поддерживает комфортные условия для клиентов и коллег, а также сохраняет вашу репутацию как надежного и организованного специалиста. Правильно организованная передача дел — залог спокойного отпуска и бесперебойной работы студии в ваше отсутствие.

Автор статьи
Дарья Якупова

Руководитель клиентского отдела